Учет программного обеспечения

Приобрели компьютер на котором установлен “Windows 7″, как теперь его выделить из стоимости компьютера?

С таким вопросом обратились к нам читатели. Отвечаем.

Учет программного обеспечения довольно таки прост, стоит один раз разобраться в этом. Всё зависит от того как Вы его приобретаете и кому принадлежат права в дальнейшем.

Как отобразить в бухгалтеском учете программное обеспечение было давно подробно написано в разъяснение Государственного казначейства. Не будем выдумывать колесо, напомним. Приводим ниже рекомендации Госказначейства относительно приобретения программного обеспечения и правильного отображения такового  в бухгалтерском учете.

Так, в наведенном случае программное обеспечение будет учитываться вместе со стоимости компьютера. Обязательным условием, что продавец не разделяет стоимости копьютера и программы. То есть установка Windows предусмотрена сборкой компьютера, а не Вашим желанием. Так как можно купить отдельно компьютер и программу, который поставщик сам устанавливает – это уже будет другой пример.

Таким образом, учет программного обеспечения в данном случае происходит вместе с компьютером и выделять его стоимость отдельно не надо.

 

Державне Казначейство України

Додаток

до листа Державного казначейства України

від 17 вересня 2007 р. № 3.4-04/2055-10882

РЕКОМЕНДАЦІЇ
щодо єдиних підходів до придбання та відображення в бухгалтерському обліку бюджетних установ програмного забезпечення

Відповідно до Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться установою і передбачає процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність установи. При цьому підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції є первинні документи, які фіксують факт її здійснення та відомості про неї.

Для відображення в бухгалтерському обліку програмного забезпечення (комп’ютерних програм) необхідно враховувати наступне.

За правовою ознакою комп’ютерні програми належать до об’єктів права інтелектуальної власності (стаття 420 Цивільного кодексу України).

Критерієм та підставою для оприбуткування об’єктів права інтелектуальної власності є охоронні документи, що відповідно до чинного законодавства засвідчують правомірність набуття установою права власності на такі об’єкти. Тому у документах при придбанні програмного забезпечення необхідно звернути увагу:

- на програмне забезпечення, на яке є виключні права;

- на програмне забезпечення, що передбачене при придбанні комп’ютерної техніки;

- на програмне забезпечення, на яке в установи немає виключних прав.

1. Якщо у документах на придбання програмного забезпечення визначено, що установа отримує виключні права на володіння, користування і розпорядження програмного забезпечення, то його придбання здійснюється за КЕКВ 2300 “Придбання землі і нематеріальних активів”.

2. У разі коли здійснюється придбання програмного забезпечення, яке передбачене разом з придбанням комп’ютерної техніки, то вартість такого програмного забезпечення враховується у вартість комп’ютерної техніки та проводиться оплата за КЕКВ 2110 “Придбання обладнання і предметів довгострокового користування”.

3. При придбанні програмного забезпечення, на яке майнові права не передаються користувачу, при цьому майнові та авторські права на об’єкт інтелектуальної власності на зазначене програмне забезпечення залишаються у розробника (постачальника), а замовнику надається право користування цим програмним забезпеченням без права передачі самого програмного забезпечення та/або повноважень на його користування третім особам, то оплата видатків здійснюється за КЕКВ 1139 “Оплата інших послуг та інші видатки”. Це передбачає оплату за встановлення (інсталяцію) програмного забезпечення (програмних продуктів, інформаційних систем та комплексів, баз даних, web-сторінок/сайтів/порталів), подальше користування, їх супроводження та обслуговування (в т. ч. навчання користувачів).

4. Відображення проведених операцій в бухгалтерському облік проводиться в залежності від їх економічної сутності.

Одиницею обліку нематеріальних активів являється інвентарний об’єкт.

Основним признаком, за яким один інвентарний об’єкт ідентифікується від другого, є виконання ним самостійної функції у виробництві продукції виконанні робіт або наданні послуг чи використанні для управлінських потреб установи.

На облік у складі нематеріальних активів беруться придбані права на володіння, користування та розповсюдження об’єктом нематеріальних активів після відчуження їх (прав) від колишніх власників та визначення його вартості.

Кожному об’єкту нематеріальних активів присвоюється порядковий інвентарний номер, який використовується тільки в регістрах бухгалтерського обліку.

Придбані (створені) нематеріальні активи, по яких передається право власності бюджетній установі, зараховуються на баланс бюджетної установи за первісною вартістю (за фактичними витратами на їх придбання та виготовлення). При цьому запис у регістрах бухгалтерського обліку проводиться на підставі первинних документів. Первинні документи повинні бути складені в момент здійснення операції, а якщо неможливо – безпосередньо після закінчення операції. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображення у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Цим регламентується той факт, що об’єкт нематеріального активу береться на облік за умови придбання на нього всіх трьох прав: володіння, користування і розпорядження, що відповідає праву власності на об’єкт та передбачає розпорядження ним за своєю волею, незалежно від волі інших осіб.

Нематеріальні активи для взяття на облік повинні бути закінченими та засвідченими відповідними документами (патентом, сертифікатом, ліцензією тощо) у порядку, встановленому законодавством України.

Програмне забезпечення (комп’ютерні програми) обліковується на субрахунку бухгалтерського обліку 121 “Авторські та суміжні з ними права”.

Придбаний об’єкт авторського права на умовах користування ним, без передання прав на володіння або розпорядження, не обліковується у складі нематеріальних активів. Витрати, пов’язані з придбанням (створенням) таких об’єктів, визнаються витратами того звітного періоду, протягом якого вони були здійснені без визнання таких витрат у майбутньому нематеріальним активом.

5. Розробка та створення програмного забезпечення (комп’ютерних програм).

Видатки на оплату послуг бюджетним, госпрозрахунковим, будь-яким іншим установам та організаціям за надані науково-дослідні послуги, розробки, послуги з експериментального проектування тощо (на підставі укладених договорів), видатки на розробку сторонніми організаціями дослідних зразків програмного забезпечення, що є результатом науково-дослідних робіт, здійснюються за КЕКВ 1171 “Дослідження і розробки, окремі заходи розвитку по реалізації державних (регіональних) програм”. Розробка не гарантує чи взагалі програмний продукт буде мати прикладне значення і, як наслідок, створення нематеріального активу.

Якщо виготовлена науково-технічна продукція відповідає критеріям матеріального або нематеріального активу, то вона оприбутковується на відповідних субрахунках з обліку, а якщо не відповідає – то витрати на її виготовлення списуються на фактичні видатки бюджетної установи.

Нематеріальні активи вважаються створеними власними силами, коли:

- виключні права на результати інтелектуальної діяльності отримані порядку виконання службових обов’язків працівників або за конкретним завданням працедавця. Причому ці об’єкти належать працедавцю, якщо інше не передбачене трудовим договором;

- виключні права на результати інтелектуальної діяльності отримані автором на підставі договора із замовником, який не являється працедавцем. У цьому випадку виключні права належать установі-замовнику (у даному випадку мається на увазі, що автор не являється працівником установи-замовника);

- патент або свідоцтво на об’єкт інтелектуальної власності (наприклад, свідоцтво на товарний знак) видане на ім’я установи.

6. Електронні засоби обробки інформації, які створюються структурними підрозділами бюджетних установ для забезпечення виконання своїх функціональних повноважень і не мають довершеної форми (відсутність відповідно оформлених документів, що підтверджують існування самого активу і виключного права установи на результати інтелектуальної діяльності, а саме: патенту, свідоцтва, інших охоронних документів), не вважаються програмним забезпеченням. Такі електронні засоби обробки інформації не є об’єктом обліку.

7. Проведення інвентаризації програмного забезпечення.

При інвентаризації програмного забезпечення крім загальних норм проведення інвентаризації необхідно звернути увагу на наступне.

Інвентаризаційна комісія повинна перевірити наявність документів, згідно яких оформлене придбане програмне забезпечення, і документів, що описують сам об’єкт, які були підставою для оприбуткування.

В інвентаризаційний опис комісія вносить дані про назву із зазначенням документації на придбання (ліцензійний договір, авторський договір, патент), характеристику, призначення, дату введення в господарський оборот, строк корисного використання, кількість та вартість програмного забезпечення.

При виявленні програмного забезпечення, яке не взято на облік, а також, щодо якого в облікових регістрах відсутні або вказані неправильні дані, інвентаризаційна комісія повинна включити до інвентаризаційного опису відсутні або правильні відомості та показники.

Про виявленні розходження (недостачі, лишки) між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів інвентаризаційною комісією складаються відповідні висновки.

Сума виявлених лишків включається у “Довідку про надходження у натуральній формі”, яка подається до органів Державного казначейства України.

У разі, коли за результатами інвентаризації виявлено, що підстави для відображення в бухгалтерському обліку програмного забезпечення відсутні, на підставі акта інвентаризації, проводиться коригуючий запис за дебетом субрахунку 401 “Фонд у необоротних активах за їх видами” та кредитом відповідного субрахунку рахунка 12 “Нематеріальні активи”.

Програмне забезпечення, на яке майнові права не передаються користувачу, зазначене у пункті 3, та електронні засоби обробки інформації, зазначені в пункті 6 цих Рекомендацій, підлягають управлінському обліку та інвентаризації. Підтвердженням наявності цих електронних засобів можуть бути описи, реєстри тощо, оформлені за вимогами наказу керівника установи.

8. Відображення в бухгалтерському обліку придбання та оприбуткування, проведення інвентаризації та списання програмного забезпечення проводиться відповідно до нормативно-правових документів, розроблених Державним казначейством України, а саме:

- Роз’яснень щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затверджених наказом Державного казначейства України від 04.11.2004 № 194 (у редакції наказу Державного казначейства України від 08.12.2006 № 330);

- Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Головного управління Державного казначейства України від 10.12.99 № 114 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 20.12.99 за № 890/4183;

- Інструкції з обліку необоротних активів бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України від 17.07.2000 № 64 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31.07.2000 за № 459/4680 (у редакції наказу Державного казначейства України від 21.02.2005 № 30);

- Інструкції про кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України від 10.07.2000 № 61 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 14.08.2000 за № 497/4718 (у редакції наказу Державного казначейства України від 14.02.2005 № 28);

- Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 № 90 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 16.11.98 за № 728/3168, із змінами;

- Типової інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України і Міністерства економіки України від 10.08.2001 № 142/181 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 05.09.2001 за № 787/5978.

9. Порядок встановлення та використання програмного забезпечення проводиться відповідно до наступних нормативно-правових документів:

- Порядку використання комп’ютерних програм в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 10.09.2003 № 1433;

- Порядку легалізації комп’ютерних програм в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04.03.2004 № 253.